Procesontwerp, standaarden

Processturing gebeurt veelal op basis van een procesontwerp. Voor uiteenlopende situaties zijn standaarden ontwikkeld die procesbegeleiders gebruiken als basis voor hun ontwerp.

Problemen oplossen

In teamverband oplossen van problemen wordt gedaan in zeven stappen:

1. Definiëren van het probleem. Wat is huidige situatie, wat is gewenst. Hoe gaan we meten dat daadwerkelijk een verbetering is bereikt
2. Criteria voor de keuze van oplossingen: hoe bepalen we van tevoren hoe we een veelheid aan oplossingen gaan wegen. Is het de urgentie, de kwaliteit, het gemak waarmee het kan worden uitgevoerd, enz.
3. Analyseren van oorzaken en achtergronden. Keuze voor belangrijkste oorzaak of oorzaken.
4. Bedenken van oplossingen voor de vastgestelde oorzaak. Keuze voor de beste oplossing(en) aan de hand van de criteria uit stap 2.
5. Bepalen van een implementatieplan. Wie voert uit, wie is karretrekker, welk tijdspad
6. Meten van de verbetering op basis van de meetdefinitie uit stap 1.
7. Standaardiseren van de verbeterde werkwijze.

Werken in grote groepen

In teams met meer dan acht personen kan discussie en besluitvorming veel tijd vergen. Daarom wordt vaak gekozen voor het werken in subgroepen:

• Plenair uitleggen van het kader:
• Helder opschrijven van de (open) vraag die voorligt en de criteria waar de oplossing aan moet voldoen
• Indeling subgroepen (laten) maken
• Tijdsduur, inclusief pauze, plenaire hervatting om ..uur
  • Iedere subgroep levert een flip-overvel op met (bijv) de twee belangrijkste conclusies
  • Presentatie conclusies in drie minuten per subgroep
  • In subgroep discussiëren, brainstormen over mogelijkheden
  • In subgroep keuze maken voor belangrijkste conclusies
  • Plenair presenteert iedere subgroep de conclusies
• Plenair vergelijken van uitkomsten
• Rode draad eruit halen en discussie over conclusies
• Indien nodig werken met een oplossingenmatrix om tot een besluit te komen.

Conflictbemiddeling (mediation)

In situaties waarin een bemiddelaar aan tafel zit met twee partijen die een conflict hebben wordt het volgende proces gevolgd:

• Stevig kader van doelstelling en afspraken over gedrag van partijen.
• Pendelen: iedere partij krijgt steeds ongeveer een minuut om zijn/haar verhaal te doen. Wat is er volgens u aan de hand? Na de minuut zegt bemiddelaar: “Ik kom zo bij u terug. Wat is er volgens u (andere partij) aan de hand?” Twee gesprekken lopen parallel op.
• Stapels maken. Onderwerpen van conflict worden gegroepeerd.
• Belangen: wat vind u belangrijk als het gaat om…?
• Zorgen: waar maakt u zich zorgen om als het gaat om…?
• Opties: wat zijn acceptabele opties voor een oplossing (brainstorm)
• Onderhandeling
• Afspraak

Strategie bepalen

Directies bepalen strategie en operationeel plan door een aantal stappen te doorlopen:

• Analyse ontwikkeling t.o.v. vorig strategisch plan, actual t.o.v. plan
• Externe analyse:
  • Marktsituatie (druk van nieuwe toetreders, concurrenten, leveranciers, klanten)
  • Ontwikkeling van afnemers, leveranciers en concurrenten
  • Scenario analyse
• Interne analyse:
  • Sterkte – zwakteanalyse, SWOT
  • Zelfevaluatie cf. EFQM
• Strategische keuzes maken of herijken
• Organisatiestructuur heroverwegen n.a.v. strategie
• Kritische Succesfactoren bepalen
• Key Performance Indicators bepalen, targets vastleggen voor komende jaren.
• Actieplannen doorvertalen: van strategie naar operationele acties, naar afdelingsplannen, teamplannen
• Targets doorvertalen naar teamtargets en individuele prestatiebeloning.
• Jaarcyclus van planning, evaluatie en beoordeling

In de Masterclass Procesbegeleiden gaan we uitgebreid in op deze standaarden en leert u op welke manier u een procesontwerp maakt dat precies op maat is voor de groep en de situatie.