Zelfdiagnose samenwerking MT

Hoe goed of slecht is de samenwerking in ons MT werkelijk? Is het normaal zoals het gaat of zouden we daar best nog wat aan kunnen verbeteren? In dit artikel ga ik daar op in: hoe kan je zelf een diagnose doen van de manier van samenwerken in het MT. Eerst beschrijf ik welk wetenschappelijk onderzoek ten grondslag ligt aan de zelfdiagnose. Vervolgens krijg je een direct toepasbare zelfdiagnose met een korte gebruiksaanwijzing.

De zinvolle zelfdiagnose

Soms weet ik het zelf ook niet meer: is onze samenwerking normaal, mag je dit verwachten in een organisatie als de onze? Ik hoor ook van collega’s dat ze sommige dingen erg stroef vinden lopen. Het kost me soms allemaal veel energie en dan blijf ik er thuis over door piekeren. En inhoudelijk is het bij ons ook niet optimaal: strategische thema’s blijven liggen, daar komen we niet goed uit. Voor al deze vragen is een eenvoudige diagnose zinvol. Iets waarmee ik snel kan zien waar we staan en wat we moeten doen om het beter te laten gaan.

Wetenschappelijke basis

De zelfdiagnose voor de samenwerking in MT’s die ik ga beschrijven is gebaseerd op het wetenschappelijke onderzoek van Chris Argyris. Hij heeft in de jaren 70 van de vorige eeuw duizenden professionals gevolgd in het dagelijks functioneren. De analyse van hun gedrag en de effecten ervan worden beschreven in ‘Theory in Practice’. In deze literatuur wordt een wetenschappelijke basis gelegd voor de effectiviteit van teamwork. Uit alle gedragingen van professionals haalt hij twee grondpatronen:

Figuur 1: patroon van afscherming. Leidt tot wantrouwen en gebrek aan lerend vermogen.

1. Argyris beschrijft een vicieuze cirkel van afschermend gedrag in teams waarbij de teamleden zoveel mogelijk voor zichzelf houden en indien mogelijk ‘terrein winnen op de anderen’ door tactisch te handelen. Een teamlid bedenkt steeds hoe hij het beste kan handelen om zoveel mogelijk controle te krijgen over de andere teamleden. Dit roept weerstand op bij de anderen die zich vervolgens niet ‘in de kaart laten kijken’. Anderen gaan ook goed nadenken over hun aanpak en al snel zit iedereen met de ‘kaarten tegen de borst’

Figuur 2: patroon van openheid. Leidt vertrouwen en lerend vermogen.

2. Bij het tweede grondpatroon observeert Argyris teams waarin de leden handelen vanuit openheid. Daarbij ontwaart hij een opbouwende spiraal waarin de leden elkaar vertrouwen. De basis hiervoor ligt in de neiging van mensen om te proberen juiste informatie op tafel te krijgen. Iedereen blijft gedurende de afwegingen vrij om te kiezen en bouwt zo commitment op voor de gezamenlijke keuze. In deze sfeer waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt komt nieuwe informatie in alle openheid op tafel.

Van grondpatronen naar zelfdiagnose

De vicieuze cirkel van afscherming en de opbouwende cirkel van openheid zijn door mij aan elkaar verbonden. Zodoende ontstaat een effectiviteitsspiraal:

• Onderin de spiraal werkt de vicieuze cirkel van afscherming. We zien dit in de samenwerking terug doordat teamleden voorzichtig zijn. Mensen wachten af; komen pas met een voorstel als het al helemaal is uitgedacht en zorgen dat zij met een paar gelijkgestemden het onderwerp hebben voorbesproken.
• Bovenin de spiraal werkt de opwaartse spiraal van openheid en vertrouwen. Teamleden laten elkaar uitpraten, vragen gericht door en delen hun twijfels. Ze zorgen ervoor dat onderwerpen in een vroeg stadium worden besproken zodat iedereen mee kan denken over de richting. Het lerend vermogen van het MT is groot: we snappen steeds beter hoe we een vraagstuk optimaal kunnen aanpakken omdat we elkaar regelmatig feedback geven over recente voorvallen.

De zelfdiagnose voor de samenwerking in MT’s is op deze effectiviteitsspiraal gebaseerd. Onderstaand is het in de volle omvang weergegeven. Links zien we de spiraal; rechts alle gedragingen die bij een bepaald niveau in de spiraal horen. Tussen de spiraal en de gedragingen ziet u een aantal kenwoorden die de samenwerking typeren zoals open, professioneel en gesloten. U vult de zelfdiagnose als volgt in: turf in een teambijeenkomst hoe vaak u bepaald gedrag waarneemt. De clustering die u dan ziet ontstaan geeft aan op welk niveau uw MT functioneert.

Met de zelfdiagnose aan de slag

Het prettige van de zelfdiagnose is dat je ook direct ziet wat je te doen staat als je verbetering wilt aanbrengen. Daar kan ieder teamlid afzonderlijk een rol in spelen. Maar het functioneren verbetert pas echt als het MT er samen naar wil kijken en serieus aan de slag wil met de ingesleten patronen.

Met sommige teamleden blijft het lastig

In de praktijk hoor ik veel klachten over collega MT-leden: “Met hem valt gewoon niet samen te werken”. De vraag is of dit feitelijk waar is en wat je hier als MT mee moet. Maar ook hoe het betreffende MT-lid met zichzelf aan de slag kan gaan om zijn bijdrage aan de samenwerking te verbeteren. In het artikel: “Diagnose samenwerking van individueel teamlid” ga ik daarop in.