Succesvolle vlootschouw, tips & tricks

Vanuit een toenemende focus op de kwaliteit van het personeelsbestand worden er de laatste tijd veel vlootschouws georganiseerd. Vanuit mijn ervaring met de schouw als onderdeel van Strategische Personeelsplanning heb ik een aantal Tips & Trics op een rij gezet. Ook hebben wij de Masterclasses Vlootschouw voor interne adviseurs opgezet zodat ze zelfstandig een vlootschouw kunnen organiseren.

HR3P is een goed begin

De matrix waarin de namen van medewerkers worden gezet is opgebouwd uit een as voor de ontwikkelbaarheid van medewerkers en een as voor hun vakinhoudelijk functioneren. Dit is zinvol om de staat van het huidige personeelsbestand in kaart te brengen – quick and dirty – en om interne/externe mobiliteit aan te pakken.

Dit is voor een vlootschouw een aardig begin, maar ook niet meer dan dat. Want je kunt er geen gap-analyse mee maken op basis van een toekomstvisie. En dat willen we bij strategisch personeelsbeleid wel. In het artikel: “HR3P inzicht bij een vlootschouw” beschrijven we de voordelen en beperkingen van de HR3P-matrix

Essentiële competenties vaststellen en meten

Ook al is de toekomstvisie nog niet helemaal scherp, je kunt er vaak met niet veel moeite een stel essentiële competenties uithalen. Het is interessant om te weten in hoeverre het zittende personeel past of ontwikkelbaar is op deze competenties. Dat moet je dus zeker meten in een vlootschouw!

Let op de grijze muizen!

Als leidinggevenden de vlootschouw voor het eerst invullen zijn ze logischerwijs argwanend. Want wat gaat er echt met de uitkomsten gebeuren? Het gevolg hiervan is dat er bijna alleen maar zevens en achten worden gegeven (op een 10-puntsschaal). Hiermee is ons personeelsbestand verworden tot een bak vol grijze muizen; daar kan je helemaal niks mee.

Creëer een dubbelslag

Om te zorgen voor betekenisvolle scores en uitkomsten waar je een ontwikkelingsplan op kan baseren moet er dus meer spreiding komen in de scores. Dit bereik je door met twee rondes te werken. De eerste levert voorzichtige scores op; dit laat je zien in overzichten en score-histogrammen (zie onder).

In de tweede ronde vraag je de leidinggevenden in hun eigen afdelings-MT er nogmaals naar te kijken. Je kunt hierbij allerlei trucs in het proces toepassen waardoor leidinggevenden snappen dat dit waardevol is. De directie heeft zo ook de kans om te laten zien dat de vlootschouw geen selectie- maar een ontwikkelingstool is.

Is een ondersteunend instrument nodig?

Veel organisaties doen een vlootschouw in gespreksvorm tussen de P-adviseur en de lijnmanager. De resultaten worden opgeschreven en er ontstaat een ontwikkelingsplan. Dit is goed te doen bij een omvang tot 150 medewerkers; dan kent iedereen elkaar nog wel. Daarboven worden de sectoren te groot; er ontstaan aparte bedrijfjes binnen de organisatie. Als er mobiliteit nodig is over de sectorgrenzen heen is het goed om de resultaten van de vlootschouw vast te leggen in een instrument. De beste tools op dit gebied vind je op onze website over SPP instrumenten.

Training voor (interne) adviseurs

Wij organiseren tweedaagse trainingen voor (interne) adviseurs die zelfstandig een vlootschouw willen opzetten in hun organisatie. Hier een korte greep uit het programma:

• Aansluiten bij beoordelingsmethodiek of juist niet?
• Vijf manieren om de vlootschouw vorm te geven: welke vorm past bij ons?
• Tien mogelijke onderdelen in de vlootschouw: wat gaan we analyseren?
• Stap in de schoenen van de manager: zelf aan de slag
• Strategische positionering van de interne adviseur en de sparringsrelatie
• Psychologie achter de vlootschouw: hoe komt het dat veel vlootschouwen niks opleveren?
• Handige tips en tricks die het verschil maken
• ‘The day after’ de vlootschouw
• OR betrokkenheid en zorgpunten
• Een overzicht van instrumenten uit de markt
• Zelf een instrument opzetten in Excel
• Analyse: wat haalt u uit de brij van cijfers?
• Presentatie van resultaten: effect vergroten

In de komende periode staan er trainingen ingepland. Ik nodig u en uw collega’s uit om deel te nemen!