E-mail efficiency

Neem twee of drie vaste momenten op de dag waarop je kijkt naar de inkomende mail. Dus niet de hele dag! Dan doe je dit:

1. Alle onzin-mails direct verwijderen
2. No-brainers (beantwoorden binnen 1 minuut) direct afhandelen als een hete aardappel
3. Medium mails (1 tot 30 minuten) verplaatsen naar speciale map ‘Beantwoorden’.
4. XL-mails inplannen in Outlook agenda (belangrijke zaken die langer dan half uur duren), agenda blokken hiervoor. Deze kan je ook in de map beantwoorden zetten. Daarbij kan je de mail vastpakken en op de snelkoppeling Taken (onder in de grijze balk) slepen. Je maakt dan een herinnering aan voor het moment dat je de XL-mail hebt ingepland.

Na deze momenten is je inbox leeg. Alle mail die je nog moet behandelen staat in de map ‘beantwoorden’.

Plan per dag 1-1½ uur in voor de mail uit de map ‘beantwoorden’, niet meer. De rest van de dag mag je hier niet meer aan werken.

Je kunt ook een aparte map  ‘persoonlijk’ aanmaken waarin je alle mails bewaard die privé zijn. Dit is vooral handig als je niet wilt dat collega’s ook over je schouder meelezen met persoonlijke mails.

In het artikel “Verstoring in mijn werk, toestaan of weigeren?“gaan we in op de verstorende werking van e-mail en andere media.