Ontwikkelingen vlootschouw: nieuwe werkwijzen

Bij strategische personeelsplanning (SPP) onderscheid ik twee onderdelen met een eigen dynamiek: het kwalitatieve en het kwantitatieve deel. Bij het kwalitatieve deel heb ik het over vlootschouws, talenten en mobiliteit; bij het kwantitatieve deel gaat het over formatieplanning, vacaturestops en scenarioplanning. In dit artikel beschrijf ik twee nieuwe ontwikkelingen op het gebied van vlootschouws: het niveau-scoren en het gekoppelde medewerkersformulier. Deze zorgen dat de vlootschouw preciezer kan worden uitgevoerd en competentieontwikkeling in het HR-gesprek soepeler verloopt. Ik beschrijf eerst het niveau-scoren en ga later in op het gekoppelde medewerkersformulier.

Hoe verloopt een vlootschouw meestal?

Bij een ‘normale’ vlootschouw geven de leidinggevenden een score per medewerker voor het vakinhoudelijk functioneren, de belangrijkste competenties en de ontwikkelbaarheid van de medewerker. Bij het scoren van de vakinhoud en de competenties wordt meestal gebruik gemaakt van een 10-puntsschaal. Soms wordt gekozen voor een 3, 4 of 5-puntsschaal met benamingen als onvoldoende, matig, voldoende, goed en excellent.

Hiernaast is een voorbeeld weergegeven van een competentie ‘communicatie’. Het scoren met cijfers werkt als volgt: voor een specifieke functie wordt bepaald dat bijv. competentie niveau 3 nodig is. De leidinggevende leest alleen deze omschrijving en geeft op basis daarvan een cijfer.

Het grote nadeel van deze manier van scoren is dat leidinggevenden niet graag een ‘onvoldoende’ geven. Ik zie dan ook vaak dat de ingevulde scores voor een groot deel bestaan uit zevens en achten. Waardoor er geen helder beeld van het personeelsbestand ontstaat en de schouw niet veel oplevert.

Niveau scoren

Bij het niveau-scoren leest de leidinggevende eerst alle gedragsbeschrijvingen van alle niveaus. Hij bepaalt of de medewerker dit gedrag laat zien. In dit voorbeeld heb ik groene plusjes gezet bij het gedrag dat de medewerker laat zien. De leidinggevende kiest vervolgens het niveau waar het merendeel van de bullets is aangekruist (in dit geval niveau 2).

Als u deze link volgt vind je deze competentie groter weergegeven. Als je de gedragsbeschrijvingen goed bekijkt zie je een mooie opbouw van vaardigheden:

1. Medewerkers die het gedrag van het eerste niveau laten zien kunnen goed luisteren en zich helder uitdrukken;
2. Als de medewerker actief doorvraagt, samenvat en een boodschap begrijpelijk maakt en met argumenten onderbouwt bevindt hij/zij zich op niveau twee;
3. Met structuur in een gesprek, feedback geven en aansprekend taalgebruik komt iemand in niveau drie en
4. Als een medewerker een lastig feedbackgesprek kan voeren en notities over complexe zaken kan schrijven is niveau vier aan de orde.

De leidinggevende die de schouw invult hoeft bij het niveau-scoren alleen te beoordelen of de medewerker het beschreven gedrag laat zien. Als een medewerker het merendeel van de bullets bij een niveau laat zien wordt dat niveau (of een hoger niveau) gekozen.

Wat heb je nodig om te kunnen scoren op niveau?

Om op niveau te kunnen scoren heb je een competentiewoordenboek nodig dat werkt met ‘ontwikkelende’ niveaus met goede gedragsbeschrijvingen. Hier zie je een voorbeeld van niveaubeschrijvingen die niet goed werken. Ook in gerenommeerde competentiewoordenboeken (zoals die van HR21) zijn vaak gedragsbeschrijvingen opgenomen die niet onderscheidend genoeg zijn.

Waar ligt ‘de lat’ bij het niveau-scoren?

Als je bij een traditionele vlootschouw werkt met een tienpuntsschaal ligt de lat meestal rond de zes of de zeven. Medewerkers moeten geholpen worden om een score te krijgen die ten minste een 6 of een 7 is. Bij het niveau-scoren moet je per competentie bepalen welk niveau voor een betreffende functiegroep nodig is. Een senior medewerker zal in het voorbeeld van de vorige bladzijde niveau drie moeten hebben terwijl een leidinggevende niveau vier moet laten zien.

Wat levert het op als je het niveau-scoren toepast?

Er komt een beeld uit dat meer inzicht geeft, vind ik. Onderstaand is als voorbeeld een competentieoverzicht te zien waarbij je in de tweede rij van boven de mensen ziet staan die gemiddeld een even hoog niveau halen als de functie vereist. De rij daaronder bevat namen van medewerkers die gemiddeld één niveau onder het gewenste niveau scoren.

Voordelen

Als je de individuele scores bekijkt kan je direct het gesprek aangaan over de gewenste ontwikkeling. Want als iemand op competentie-niveau 2 zit terwijl de functie niveau 3 vereist kan ik met de medewerker bespreken welke vaardigheden/gedrag ontwikkeld moeten worden. Die staan nl. bij de bullets van niveau 2 en 3 die de medewerker nog niet goed laat zien in de praktijk. Het HR-gesprek met de medewerker wordt daardoor specifieker en kan leiden tot duidelijkere afspraken. Op basis van alle HR-gesprekken kunnen ook makkelijker organisatiebrede trainingen worden georganiseerd rondom specifieke vaardigheden.

Het gekoppelde medewerkers-formulier

Een vlootschouw geeft een helder overzicht van de kwaliteiten van medewerkers en de ontwikkeling die gewenst is. Dit gaat pas echt gebeuren als het met de medewerker is besproken; vaak in een HR-gesprek. Het lastige aan dit gesprek is dat de medewerker erdoor kan worden overvallen. Er is misschien wel gecommuniceerd dat er in het HR-gesprek nu ook over competenties wordt gepraat. Maar het valt medewerkers toch ‘rauw op hun dak’ als zij een aantal ontwikkelpunten voorgeschoteld krijgen die voorheen nooit genoemd werden.

Om te zorgen dat medewerkers zich kunnen voorbereiden wordt hen vaak gevraagd om te bedenken hoe zij scoren op competenties en vakinhoud. De mening van de leidinggevende (in de schouw bepaald) en de mening van de medewerker komen dan in het HR-gesprek bij elkaar. Voordeel is dat de medewerker heeft kunnen nadenken over de competentie-eisen die aan de functie gesteld worden. Nadeel is dat het HR-gesprek onverwachte wendingen kan nemen omdat de medewerker heel anders tegen het functioneren aankijkt. Een ander nadeel komt bij de voorbereiding naar boven: het is heel veel werk om te zorgen dat een medewerker met een specifiek functie- en competentieprofiel precies voorgeschoteld krijgt welke competenties/niveaus besproken zullen gaan worden.

De nieuwe ontwikkeling heeft daar een antwoord op gevonden: het formulier dat de medewerkers ter voorbereiding van het HR-gesprek invullen is gekoppeld aan het vlootschouw-instrument. Het bestaat uit een Excel-document zonder macro’s dat in één keer naar alle medewerkers kan worden gestuurd. De medewerkers selecteren in de file hun afdeling en naam en krijgen vervolgens een formulier te zien waar hun competenties en niveaus in zijn beschreven.

Welke voordelen heeft het gekoppelde medewerkersformulier?

Het werken met dit formulier heeft een aantal voordelen:

• De voorbereiding is makkelijk: iedereen krijgt een standaardmail met dezelfde beschrijving;
• Als de medewerkers hun naam selecteren, zoekt het formulier er de juiste competenties/niveaus bij;
• Medewerkers vullen het formulier in en sturen het op naar een centraal punt. Hier kan de verwerking geautomatiseerd worden;
• De scores die de medewerkers hebben ingevuld op hun formulier worden door P&O ingelezen in het vlootschouw-instrument. Daardoor is naast elkaar te zien hoe de leidinggevende en de medewerker denken over het functioneren van de medewerker. Het verschil tussen beide scores wordt helder weergegeven.
• De leidinggevende kan zich beter op het HR-gesprek voorbereiden omdat hij/zij al een beeld heeft van de perceptie van de medewerker. De medewerker kan zich goed op het gesprek voorbereiden omdat hij/zij weet om welke competenties het gaat;
• Tenslotte kunnen P&O en management met het vlootschouw-instrument allerlei overzichten maken die tonen waar ontwikkeling nodig is.

Een nadeel van het gekoppelde formulier is dat het geheel nog complexer wordt. Het lijkt daarmee net alsof alles met een mooi instrumentarium te regelen is terwijl het uiteindelijk gaat om goede gesprekken tussen leidinggevende en medewerker. Het instrument is alleen bedoeld ter ondersteuning.

Kan ik een demo bekijken van dit formulier?

Dat kan door hier een voorbeeld van een gekoppeld medewerkersformulier in Excel-vorm  te downloaden en naar het overzicht te gaan van alle instrumenten die de Crux aanbiedt.

Conclusie

Twee nieuwe ontwikkelingen op het gebied van vlootschouws die aantonen hoezeer dit gebied in beweging is. Misschien had je al eens van deze vernieuwingen gehoord; in een andere vorm zijn ze misschien al uitgeprobeerd. Maar het is wel voor het eerst dat ik het positieve effect meemaak als deze vormen goed worden geïntegreerd in een vlootschouw. Als je hier meer over wilt weten, neem je dan contact op?