Online vergaderen 2, procesbegeleiden

Het thuiswerken door de Coronacrisis dwingt ons om elkaar online op te zoeken. Via Skype, Zoom of Facetime storten we ons in besprekingen die toch wel een hele andere dynamiek hebben dan de gebruikelijke ‘live’ vergaderingen. In het vorige artikel over online vergaderen las je waarom deze besprekingen goed werken als je met elkaar acties moet ‘aftikken’ en vervolgafspraken maakt. Maar vergaderingen waarin je grotere knelpunten bespreekt met een meer diepgaande meningsuitwisseling zijn lastig. Dat is in een ‘live’ vergadering al lastig omdat je goed moet luisteren, doorvragen en reageren op elkaar. In een online vergadering mis je zintuiglijke informatie en zijn deelnemers eerder afgeleid. Hoe zorg je als voorzitter of facilitator voor een goede online-vergadering?

Voorbereiding

Maak een agenda met daarin de verschillende onderwerpen en de tijd die je ervoor inruimt. Als er een lastig probleem bij zit, denk dan goed na over de processtappen die je achtereenvolgens wilt zetten om het probleem samen op te lossen. In dit artikel lees je meer over verschillende soorten processtappen die je kunt inzetten om gestructureerd naar een oplossing te werken. De agenda, de tijdsplanning en de processtappen (globaal) stuur je tijdig op naar de deelnemers met de vraag of ze nog aanvullingen hebben. Het is belangrijk om dit te vragen omdat je de deelnemers op deze manier bij het proces betrekt.

Spin in het web

In het eerste stuk van de vergadering zal alles nog via de procesbegeleider gaan. Hij of zij zit als een spin in het web en alle communicatie gaat via hem of haar. Maar dat stroomt niet lekker. Het team kan op deze manier niet zomaar in flow komen. Laat daarom in de processtappen van ‘oordeelsvorming’ de hamer even rusten en laat de mensen rechtstreeks op elkaar reageren. Je pakt het tussentijds op met samenvattingen en blijft op de achtergrond sturen met vragen.

Betrokkenheid

Omdat de kans op afhaken groot is bij een online vergadering, doe je er als procesbegeleider alles aan om de betrokkenheid te stimuleren. Naast het toesturen van de opzet van de vergadering zet je een paar trucs in:

• Bij de start: Benny, ben jij daar? Sandra? Hans?
• Doe een kort voorstelrondje als er onbekenden bij zijn;
• Laat zien wat je aan het doen bent door je camera-opstelling. Je laat zien dat je op een fysieke flipover schrijft. Of je gebruikt bijv. een whiteboard in Zoom om iedereen mee te laten kijken naar jouw aantekeningen.
• Zeg vooraf dat je geregeld tijdens de vergadering zal vragen aan deelnemers om hun mening te geven. Daardoor snappen ze dat ze bij de les moeten blijven omdat er een vraag gesteld kan worden
• Zorg voor enthousiasme en energie in de vergadering. Blijf checken of iedereen nog betrokken is en intervenieer daarop. De energie van de vergadering is de sleutel voor de betrokkenheid!

Efficiënt vergaderen

Spreek aan het begin af hoe je gaat vergaderen. Een aantal procesafspraken zoals: luister actief; wees respectvol en laat elkaar helemaal uitpraten; leg dingen goed uit naar elkaar en leer van anderen; leg alle relevante en juiste informatie op tafel en vraag gericht door met de naam van degene die je bevraagt. Check of iedereen het hiermee eens is.

Als de groep groter dan 7 is, splits dan regelmatig op in subgroepen. In Zoom kan je dat eenvoudig doen door ‘Breakout Rooms’. Net als in ‘live’ meetings hebben mensen te weinig spreektijd als er teveel deelnemers zijn. In een subgroep van 4-5 personen kunnen ze weer even helemaal los.

Als procesbegeleider vat je steeds helder samen om duidelijk te houden waar je bent in het proces. Je zorgt voor duidelijke afspraken en zet dit snel na het einde van de vergadering op de mail.

Externe hulp

Voor sommige vraagstukken is het zinvol om een buitenstaander in te roepen. Als er neutraal moet worden doorgevraagd, emoties kunnen opspelen of het vergaderen niet lekker loopt. Klik hier voor meer informatie.