Aanbeveling hybride thuiswerken

(vervolg op artikel over afweging van de voor- en nadelen van het thuiswerken)

Om de nadelen van het thuiswerken enigszins op te vangen werd er op meerdere plekken geëxperimenteerd met hybride werken: een mix van thuis en op kantoor werken. Veel kantoorlocaties zijn aangepast aan de eis om anderhalve meter afstand te houden en hebben daarmee veel minder veilige werkplekken. Uit een onderzoek van de kantoorinrichter Ahrend onder 600 werkgevers komt dat de meerderheid van de werkgevers verwacht dat de bezettingsgraad van het Coronaproof-kantoor minder dan 60% zal zijn. Eén op de drie werkgevers gaat zelfs uit van een bezettingsgraad van minder dan 40%. De vraag is hoe we het hybride werken zo optimaal en veilig mogelijk kunnen vormgeven.

Max of min?

De crux van het probleem is of je binnen de grenzen van het veilig werken op kantoor zorgt voor een maximale bezetting of dat je kiest voor volledig thuiswerken ‘tenzij’:

Zodra de Corona maatregelen van de regering weer iets worden versoepeld t.a.v. het thuiswerken komt deze fundamentele keuze weer naar boven; de inschatting van de effecten van het thuiswerken ‘in de diepte’ en op de lange termijn spelen hierbij een grote rol.

Aanbeveling: één kantoordag per week

In de keuze voor een optimale balans tussen thuis- en kantoorwerken staat voorop dat het veilig moet zijn. Er moet worden voorkomen dat het virus zich verspreidt door veel thuis te werken en op kantoor duidelijk afstand te houden. Zolang de Corona maatregelen van het kabinet bepalen dat er sowieso thuisgewerkt moet worden is het duidelijk. Maar als we ook weer beperkt op kantoor mogen zijn komt direct de vraag naar boven: welke balans tussen thuis- en kantoorwerk is optimaal? Ik wil er voor pleiten om toch zo nu en dan naar het kantoor te gaan. Als ik naar de nadelen van het thuiswerken in de vorige paragraaf kijk, dan denk ik dat we de belangrijkste ervan kunnen opheffen door één dag per week ‘live’ te werken.

Het verliezen van de verbinding is één van de belangrijkste nadelen van het thuiswerken. Dat kan door een vaste kantoordag per week voorkomen worden. Op die vaste dag voel je weer dat je onderdeel uitmaakt van het geheel, dat je ertoe doet. Daarvoor is het belangrijk dat ervoor gezorgd wordt dat jouw hele team (zoveel mogelijk) op die dag aanwezig is. Als je dat niet regelt, kom je in een ‘leeg’ kantoor.

Je kunt op die dag even je ei kwijt. Op deze dag is er veel tijd voor bijpraten: de leidinggevende zorgt er expliciet voor dat de dag niet meer dan voor de helft gevuld is met besprekingen. Je hebt de tijd om even te checken waar de anderen mee bezig zijn en of jij nog op het goede spoor zit. Op deze dag wordt er misschien wel een uur of twee geblokt om samen een wandeling te maken of (op afstand) een verjaardag te vieren. Ook kan je De Crux inhuren om samen inspirerende oefeningen te doen waarmee je leert zien wat de effecten zijn van het thuiswerken. En hoe je toch goed samen op pad blijft.

Een clustermanager zegt hierover: "Wij hebben als insteek gekozen dat we de capaciteit  van het gebouw ( aantal coronaproof werkplekken) naar rato hebben verdeeld over de verschillende teams. Daarbij uiteraard wel eerst gekeken naar de werkzaamheden die niet vanuit huis gedaan kunnen worden ( balie, receptie, bode). Deze teams werken volledig op kantoor.
Vervolgens hebben we het roosteren, wie werkt op welk moment op kantoor, over gelaten aan de teams zelf. Daarmee krijg je optimaal maatwerk  want er zijn mensen die om verschillende redenen graag wat vaker op kantoor werken. Denk hierbij aan gezinnen met jonge kinderen waarvan de beide ouders thuiswerken, alleenstaanden die de sociale contacten missen, maar ook de mensen die angstig zijn en liever helemaal niet op kantoor komen. Wij hebben ook goed overleg met de OR over onze visie op hybride werken en hoe wij de Corona maatregelen vertalen naar de werksituatie. Een ander belangrijk aandachtspunt is dat je hybride werken goed wilt ondersteunen met digitale tools. Dat zijn wij op dit moment ook aan het uitwerken."

Op de kantoordag kijk je speciaal naar de taken die niet belegd zijn en de dubbelingen. Ook vraag je specifiek aandacht voor de lange termijn-zaken. Want die vallen met het thuiswerken snel tussen wal en schip. Als je het zo regelt, heb je veel nadelen uit de matrix opgelost, zie onder:

Voor sommige functies is meer dan één dag nodig: de mensen die taakvelden doen die veel overlap hebben met anderen. Die komen misschien twee dagen per week op kantoor. En dan zijn er nog de medewerkers die sowieso op kantoor moeten zijn door hun baliefuncties. Als je de bezetting optelt die je dan krijgt kom je waarschijnlijk uit tussen de 25 en 40%. Tussen leidinggevenden moet dan worden afgestemd welke teams op welke dag op kantoor kunnen zijn.

Niet op kantoor

Voor creatieve en complexe uitdagingen in projectteams moet je live bij elkaar komen. Onderschat de meerwaarde van live vergaderen niet! Als daar op het kantoor geen ruimte voor is, moet je een externe locatie huren om veilig te kunnen vergaderen.

Het kan best zijn dat het door Corona nog lang onverstandig is om naar een kantoorlocatie te gaan. Maar er zijn natuurlijk nog andere mogelijkheden om elkaar live te ontmoeten: een stuk wandelen of fietsen met een collega. Gezond en effectief. Vergaderen in de buitenlucht of een keer op bezoek bij een privé-adres van een collega die in de buurt woont.

Daarnaast moeten we bij de online-vergaderingen leren om meer tijd in te ruimen voor het bijpraten. Het inhoudelijke overleg kan sneller dan vroeger (een half uur i.p.v. een uur) en de tijd die overblijft besteed je aan het uitwisselen/sparren in kleine subgroepen. Dat moet je bewust faciliteren als teamleider want anders gebeurt het niet.

Een van mijn Amerikaanse vrienden zegt hierover: “Het lastigste is om de "serendipity" te re-creeren. Die ideeën die opkomen als je bij elkaar bent tijdens de koffie, omdat je tegen iemand aan loopt etc. Wat ik doe zelf is dat ik iedere dag een uurtje of twee een open Zoom room heb waar iedereen "kan binnenlopen". Veel van mijn staff doen dat. Hartstikke leuk. Even inchecken en bijpraten. Soms komt er niemand voor een tijdje en dat is ook goed, want ik ben gewoon aan het werken op de computer, dus geen verloren tijd.
We hebben ook een systeem waar we kunnen zien wie van de organisatie een open Zoom room heeft (wordt weergegeven op een website). Dus als ik zin heb in een babbeltje, loop ik gewoon ergens binnen."

Met deze bewuste vorm van hybride werken behoud je de verbinding, ga je vervreemding tegen. Je helpt mensen zich optimaal te blijven inzetten in een tijd vol transformatie – zowel op persoonlijk als zakelijk vlak.

Wat betekent dit voor leidinggevenden?

Van alle professionals die aan de analyse van de effecten van thuiswerken meewerkten, zei de meerderheid dat deze nieuwe tijd iets extra’s vraag van de leidinggevende. Je moet snappen wat er gebeurt als jouw team vanuit huis werkt. Je kan niet meer om resultaatsturing heen en je bent nog duidelijker bezig met het coachend begeleiden van je mensen. Je bent sterk in ‘presentie’. Wij helpen je om dit onder de knie te krijgen, lees hier verder!