De kracht van het Kader in een effectieve bijeenkomst

Iedere bijeenkomst wordt geopend. In de inleiding van de voorzitter, de leidinggevende of de projectleider wordt duidelijk wat er te gebeuren staat. Wie zitten bij elkaar, wat wordt besproken, hoe wordt het aangepakt. Een bewust opgestelde inleiding noemt men het kader. In dit artikel leest u de op welke manier u een ‘goed kader zet’. Het is een verkorte versie – wilt u meer weten? Neem dan contact op met de Crux.

Het doel van het kader is om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Na een goed kader gaan de deelnemers akkoord met het doel van de bijeenkomst en de voorgestelde aanpak. Dit staat los van inhoudelijke standpunten en vindt plaats voordat er begonnen wordt met de agenda of een inhoudelijke discussie.

De checklist

In de voorbereiding op een bespreking kan de onderstaande checklist gebruikt worden voor het opstellen van het kader:

IJsbreker (contact maken)

Ten eerste dient er contact te zijn. Zonder contact geen effectieve communicatie. Dit kan door tijd te nemen voor een praatje over een onderwerp dat toevallig ter tafel komt. Met een kopje koffie erbij. Contact kan ook tot stand worden gebracht door een grappige anekdote of een verhaal dat aansluit bij de belevingswereld van de groep.

Verwachtingen (doel, procedure, proces)

Een van de belangrijkste dingen van het kader is dat het duidelijk wordt waartoe mensen bijeen zijn gekomen. Leg daarom uit wat het doel is van de bijeenkomst. Een veel gebruikte techniek voor het kaderen van de verwachtingen is het stapsgewijs inzoomen.

Leg vervolgens uit welke procedure gevolgd wordt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de bijeenkomst opgedeeld wordt in drie stappen: eerst wordt nagedacht over de aard van het vraagstuk, vervolgens worden mogelijke alternatieven bedacht en ten slotte wordt een oplossing gekozen. U kunt hierbij eventueel aangeven hoeveel tijd er voor elke stap genomen wordt en wanneer pauzes worden gehouden.

Ook kunt u aangeven op welke wijze u wilt dat er vergaderd wordt. Wordt er snel en daadkrachtig te werk gegaan of wordt er de tijd genomen voor een goede afweging. Wordt afgesproken dat men elkaar netjes laat uitpraten of is het belangrijk om een diepgaande en scherpe discussie te voeren.

Rollen

Er zijn gelegenheden waarin het belangrijk is om heel duidelijk te zijn over de rollen van bijvoorbeeld voorzitter en deelnemers. Bent u als leidinggevende een neutrale voorzitter, of hakt u uiteindelijk de knoop door. Gaat u als adviseur deelnemen aan een inhoudelijke discussie over het onderwerp of stelt u zich op als procesbegeleider.

Veiligheid en noodknop

In grotere groepen (groter dan 10 deelnemers) of in teams waar wezenlijke belangen spelen is de sfeer vaak niet veilig genoeg om echt openhartig te zijn. Dit kunt u bij uzelf nagaan: moet u in dit gezelschap op uw hoede zijn en wel even opletten welke woorden u kiest? Anderen zullen dat wellicht ook ervaren.

In het kader is het dan goed om iets te zeggen over de veiligheid: bijvoorbeeld dat alles wat besproken wordt binnen deze vier muren blijft. Of dat er nu nog geen definitieve beslissing wordt genomen, maar dat mensen er de volgende keer weer op terug kunnen komen.

Vooruitblik (Future pace)

Afhankelijk van de grootte van uw kader is het goed om het gestelde samen te vatten door vooruit te kijken naar het einde van de bijeenkomst. Bijvoorbeeld door te stellen: “Als we dan over twee uur terugkijken op deze vergadering dan hebben we op een openhartige manier een aantal alternatieven bediscussieerd en een keuze gemaakt waarmee iedereen kan leven.” Door deze vooruitblik horen de deelnemers what’s in it for me.

Check

Aan het eind van het kader moet u checken of men het eens is met uw opzet. Want als uw kader niet is overgekomen had u het net zo goed niet kunnen vertellen. Afhankelijk van de situatie (teamfase) kunt u vragen of men akkoord gaat met de voorgestelde opzet. Zonder de vraag expliciet te stellen is het echter ook goed waar te nemen door te kijken naar de houding van de deelnemers.

In de praktijk

Er zijn situaties denkbaar waarin een bepaald aspect niet expliciet wordt uitgesproken; ook is het denkbaar dat de volgorde enigszins anders ingevuld wordt. In een wekelijks werkoverleg hoeft u waarschijnlijk niks over de rollen te zeggen, en ook de noodknop kan soms worden weggelaten. Over de specifieke taal die gebruikt wordt in het Kader en voorbeelden uit de praktijk vragen wij u om contact op te nemen met de Crux. In de Masterclasses: Gespreks­technieken voor managers en Procesbegeleiden voor adviseurs leren wij u om deze technieken onder de knie te krijgen.