De essentie van waarachtig communiceren

Waarachtige communicatie 4

In een stadium met grote openheid in de werksituatie, kan waarachtige communicatie ontstaan. In dit artikel beschrijf ik de essentie hiervan aan de hand van vier dimensies.

In reactie op het vorige fragment uit mijn boek schreef Yvonne: “Ik heb nu een paar keer jouw stukken voor je boek over waarachtig communiceren doorgelezen en steeds bekruipt mij hetzelfde gevoel na het lezen. Ik merk dat ik iets mis in je werken aan waarachtige communicatie. Je kunt volgens mij pas echt waarachtig communiceren als je van jezelf weet waar jij als gesprekspartner je aandachtspunten in jezelf herkent. Of je die reis door je leven bent gegaan om die te ontdekken en te herkennen. Te realiseren wat zij in je communicatie bij je te weeg brengen….”
Ik reageerde met: “Hoi Yvonne, wat fijn dat je meeleest en de tijd neemt om een reactie te plaatsen. Ik ben het helemaal eens met jouw gevoel dat er nog iets mist. Ik ben blij dat je hiermee komt; ik denk ook dat je zelf nogal wat huiswerk moet hebben gedaan wil je ‘schoon’ kunnen communiceren. Als dat al bestaat. Voor waarachtigheid is het zeker nodig dat je verantwoordelijkheid neemt voor jouw eigen issues, irritaties en projecties. In mijn volgende artikel ga ik daar verder op in. Ik zou het fijn vinden als je mij blijft voeden met kritische kanttekeningen. Ik ken jou als een ervaren trainer/coach die er niet voor terugdeinst om duidelijk te communiceren 😉
Toen ik jouw reactie las voelde het trouwens als aanval. Ik voelde me afgewezen. Betichtte jou inwendig van betweterigheid. Voelde rivaliteit. En ik weet dat dat mijn issues zijn. Dingen die al vroeg in mijn jeugd zijn geïnstalleerd. Toen ik jouw feedback nog een keer las kon ik daar geen scherp oordeel meer in vinden. Je verwoordde het heel netjes, zag ik toen. Zo zie je maar, ik heb er ook een kluif aan om mijn eigen patronen te beheren!”

Waarom ontstaat waarachtige communicatie alleen in grote openheid?

In werksituaties waarin mensen open zijn naar elkaar is het prettig werken. Omdat je de ander kent, weet wat de ander privé meemaakt en snapt welke issues gevoelig liggen. In deze setting kan waarachtige communicatie op gang komen. Gesprekken van mens tot mens waarbij de naakte waarheid op tafel komt en gevoeld wordt. Ik vind dit magisch: momenten waarin stiltes vallen en alle aanwezigen voelen dat het klopt wat er gezegd wordt.

Het wil helemaal niet zeggen dat dit aan de lopende band gebeurt in een open werksetting. Vaak zijn er gewone besprekingen, discussies en actielijsten. Het magische van waarachtige communicatie wordt pas voelbaar als het er echt om gaat; als er belangrijke onderwerpen besproken worden. Of als collega’s dingen delen die hen raken.

In werksituaties met minder openheid blijven mensen zich afschermen. Verschuilen achter een rol of een masker. Daardoor ontstaat er niet makkelijk een oprecht gesprek van mens tot mens. In dit hoofdstuk ga ik in op vier dimensies die bijdragen aan het ontstaan van de magische momenten van waarachtige communicatie.

Vier dimensies van waarachtige communicatie

De magie van waarachtige momenten laat zich benaderen door aandacht te hebben voor vier dimensies. Deze dimensies worden gedefinieerd door twee assen: de persoonlijk – zakelijke as en de as tussen het zelf en de ander. De eerste as lijkt me duidelijk: op het werk spelen altijd de persoonlijke en zakelijke onderwerpen naast elkaar. De tweede as geeft zicht op jouw binnenwereld versus wat jij naar de ander laat zien. In andere woorden: wat heb jij zelfstandig te doen en wat doe je in contact met de ander.

Als we deze twee assen combineren ontstaan de vier dimensies van waarachtige communicatie:

Onderstaand beschrijf ik per dimensie wat er nodig is om waarachtige communicatie tot stand te brengen. Dit doe ik eerst in grote lijnen. Verderop in het boek werk ik dit in detail uit.

Dimensie I: Persoonlijk naar de ander

Dit is de dimensie waar je waarschijnlijk het eerste aan denkt als ik het over waarachtige communicatie heb. Het is het zichtbare, persoonlijke. Het wordt soms ‘soft’ genoemd maar daar denk ik anders over. De kern van deze dimensie is compassie. Mededogen, oprechte aandacht voor de ander. Dit is zichtbaar door een intens ‘rapport’ en afgestemde vragen. Vaak is er oogcontact; je gaat het in ieder geval niet uit de weg. Tijdens de bespreking laat je stiltes vallen om de woorden van de ander op je in te laten werken. Om te voelen dat het waar is. Jouw houding tijdens een waarachtig gesprek is liefdevol en open.

In deze dimensie hoort ook het open zijn naar elkaar thuis. Je deelt wat er nu speelt, wat nu waar is. Wat het onderwerp met je doet en wat de houding van de ander met je doet. Je vertelt over relevante persoonlijke ervaringen en stapt geregeld uit de rol die je vanuit je functie zou verwachten. Je bent als mens aanwezig, niet als functionaris. Je verschuilt je niet maar laat je zien.

Dimensie II: Persoonlijk voor jezelf

Een voorwaarde om waarachtig te kunnen communiceren is dat je verantwoordelijkheid neemt voor jouw eigen issues. Dat je de ander niet belast met jouw onhebbelijkheden, trauma’s, projecties, pavlov-reacties, irritaties en oordelen. Dit schrijf ik hier heel makkelijk, maar dit is a hell of a job. Want ieder mens heeft er last van: oordelen over anderen, irritaties als iemand iets specifieks doet of zegt. Jij hebt te maken met allerlei instellingen die in jouw jeugd zijn ontstaan. Dat kan bijvoorbeeld het vermijden van afwijzing zijn. Of bijvoorbeeld een afkeer van het machtsmisbruik van leidinggevenden die op jouw autoritaire vader lijken.

Je leert al vroeg om jouw ‘eigen issues’ op anderen te projecteren. Die ander is irritant want hij doet zo bazig. Door te projecten hoef je niet te voelen dat je door die ander herinnerd wordt aan de pijn van de relatie met bijvoorbeeld je vader. Je kan de pijn vermijden door de ander weg te zetten als irritant. Dan ligt het aan de ander. Maar door deze projecties blijft er maar een beperkte groep over waarmee je goed kan communiceren – de mensen die jou niet triggeren in kind-stukken. Bij waarachtige communicatie neem jij de verantwoordelijkheid voor jouw kind-stukken en projecties en zorg je dat de ander er geen last van heeft. Je werkt daarmee aan een congruente boodschap: dat wat je zegt klopt met wat je uitstraalt. Je zorgt goed voor jouw vermogende toestand waardoor je vanuit stevigheid en rust functioneert.

Dimensie III: Zakelijk naar de ander

Op het werk heb je een functie. Vanuit de verantwoordelijkheid die jij draagt voor die functie moeten er bepaalde dingen gebeuren. Sommige dingen kunnen niet binnen de kaders van de organisatie. En jij houdt een koers aan, jij hebt principes en waarden. Dit zijn allemaal zakelijk inhoudelijke kaders die er gewoon zijn. Daar sta jij voor. In waarachtige communicatie hoort deze waarheid op tafel. Geen gedraai er omheen.

Jij zet een kader waarbinnen de ander met ruimte kan functioneren. Als jij leidinggevende bent, zorg je dat mensen weten waar ze aan toe zijn, wat jij van ze verwacht en wat jij van hun functioneren vindt. Je geeft ruimte zodat de anderen zelf hun weg kunnen gaan. Je schrijft ze niet voor hoe ze iets precies moeten doen als ze dat ook zelf kunnen. Als jij een professional bent die met cliënten werkt dan ben je duidelijk over jouw begeleiding. Wat jij wel en niet kan bieden. Waar hun eigen verantwoordelijkheid ligt.

Als het nodig is ben je heel duidelijk. Genadeloos confronterend met veel compassie.

Dimensie IV: Zakelijk naar jezelf

Je moet je professioneel voorbereiden zodat jij een duidelijk en ruim kader kan zetten. Voor een waarachtig gesprek hoef je niet van alles vooraf te regelen. Maar je moet wel weten waarover je het hebt. Als jij een open gesprek aangaat met een niet goed functionerende medewerker moet je vooraf uitzoeken wat er precies gebeurd is en wat de alternatieve routes zijn voor een gunstige ontwikkeling. Bereid niet alles in detail voor omdat je dan de neiging kan krijgen om dat door te drukken. De kunst is om alleen het kader voor te bereiden en de feiten te verzamelen.

Focus

Bij waarachtige communicatie ligt de focus op de twee kwadranten boven. Daarbij is er veel aandacht nodig voor jouw binnenwereld; het beheren van jouw interne toestand. En in alle ontmoetingen is het persoonlijke stuk van groot belang. Veel aandacht voor de ander en wat er gebeurt.

Je besteed relatief minder tijd aan het strak voorbereiden en sturen tijdens een meeting. Je besteed zelfstandig vooral tijd aan jouw inhoudelijke visie, het bijhouden van feitelijke ontwikkelingen en het voorbereiden van de kadering van bijeenkomsten. Tijdens de besprekingen hoef je minder hard te werken omdat er veel vanuit synergie ontstaat. In de figuur rechts is dit schematisch weergegeven.

Oefening

Deze oefening is bedoeld om beter bekend te raken met de vier dimensies van waarachtige communicatie. Neem een belangrijk gesprek in gedachten dat je recent gevoerd hebt. Schrijf in de kwadranten op wat je gedaan hebt ter voorbereiding – en in het gesprek. Je kunt daar het formulier voor gebruiken dat je hier kan downloaden.