Online oefeningen thuiswerken

In dit artikel lees je over allerlei oefeningen voor leidinggevenden om scherp te krijgen wat het thuiswerken met hun medewerkers doet. Het zijn oefeningen die je online kunt doen met grote groepen leidinggevenden in subgroepen. Ook zijn er meerdere oefeningen die je met grote groepen medewerkers kan doen.

Kwaliteit en verantwoordelijkheid

1. Verantwoordelijke medewerkers en drukke thuissituatie

Maak voor jezelf een overzicht van je medewerkers; zet de namen in de Thuiswerk Tabel (klik hier om deze tabel op te vragen bij de Creux). De verticale as beschrijft in vier stappen hoe iemand persoonlijk in zijn of haar vel zit. De horizontale as gaat over de inhoudelijke prestaties. Zo krijg je inzicht in waar je teamleden zitten en waar je je aandacht op wilt gaan richten.

2. Taakrijpheidssprong of kwaliteitsproblemen

Neem een paar medewerkers in gedachten bij wie je – voor maart 2020 – nog inhoudelijk vinger aan de pols moest houden. Hoe gaat het nu met deze mensen, merk je een taakrijpheidssprong? Of ontstaan er juist kwaliteitsproblemen? Bespreek in tweetallen.

3. Taakfocus

Neem een paar medewerkers in gedachten. Wat heb je precies met deze personen afgesproken over het werk dat hij of zij af gaat krijgen? Wanneer, in welke af-heid? Hoe koppelt hij/zij terug als het af is en hoe als er problemen zijn? Schrijf voor jezelf uit en bespreek in drietallen.

4. Verstoring simuleren

Tijdens de opdracht van punt 1 onderbreek je de mensen door ze terug te halen naar de plenaire online-ruimte. Je legt ze uit dat het 1-5 minuten duurt, wetenschappelijk, voordat mensen weer helemaal geconcentreerd zijn. Laat plenair een klok lopen en zeg dat ze voor zichzelf mogen testen hoe lang het duurt. Daarna gewoon doorwerken en terug in subgroep.

Organisatorisch

5. Barrières slechten

Bespreek in tweetallen met welke hardnekkige problemen je te maken had voor de Corona-crisis. Niet werkende applicaties, achterblijvende investeringen of samenwerkingsproblemen met ketenpartners. Welke van deze problemen zijn in de afgelopen tijd ineens opgelost?

6. Teveel focus op urgent

Je kunt aan je agenda zien of je naast urgente dingen ook belangrijke dingen voor de lange termijn doet. Kijk in je agenda van de komende maand en stel vast hoeveel afspraken er in staan die: 1. Je zelf hebt ingepland en 2. Die niet urgent zijn. Tel op hoeveel uur je hiervoor hebt ingepland in de komende maand en deel dit door het totaal aantal uur dat je per maand werkt. Uit welk percentage ‘niet urgent’ bestaat jouw agenda?

7. Niets meer regelen

Neem een groot project of klus in gedachten. Schrijf voor jezelf op wat je wel even zou willen regelen in dat project. Als je de mogelijkheid had om even bij iemand binnen te lopen, wat zou je dan doorgeven/checken/rechtzetten? Wat doe je nu met deze kleine regeldingetjes?

8. Blokvorming

Twee delegaties van 3 personen spreken de casus (Ugly Orange) en hun situatie door in kleine subgroepen voordat ze de onderhandelingen aangaan met elkaar. Normaliter (live) ontstaat er bij deze oefening een stevige onderhandeling met touwtrekkerij. De vraag is wat er online uit komt.

9. Wat speelt er allemaal?

Bespreek in zestallen wat iedereen weet over de laatste ontwikkelingen op het gebied van bijv. bestuur, directie, grote klantorders, recente grote klachten, problemen met medewerkers enz. Evalueer hoeveel nieuws daar voor eenieder uit komt en hoe je daar in een thuiswerk-situatie achter zou kunnen komen.

Samenwerking

10. Teamwork gaat onderuit

Dit kan je goed ervaren als je een brainstorm doet. Maak subgroepen van 6 personen en bespreek welk vraagstuk je graag wilt aanpakken. Bijv. “Hoe zorgen we ervoor dat (wanneer het weer kan) alle teams één keer per week op kantoor zijn?”. Doe een brainstorm online, zonder chatfunctie, zonder voorzitter, met alle camera’s en microfoons open. Met één persoon die alle ideeën opschrijft en met de subgroep deelt. Bespreek daarna hoe het werkt als je online probeert in te spelen op elkaars inbreng zonder rondjes te maken. Dit divergerende groepsproces (samen ideeën genereren) is een essentieel onderdeel van teamwork.

11. We ontwennen elkaar

Dit is te onderzoeken door voor jezelf vast te stellen welke diepgang de online gesprekken hebben. Wat vertel je je collega’s over jou? Vul de tabel ‘Ontwikkeling van Openheid’ in en bespreek in drietallen.

12. Gedoe online

Wat gebeurt er als er emoties zijn en onderhuidse irritaties bij online besprekingen? In een subgroep van vijf krijgen twee deelnemers de opdracht om een onderhuidse ruzie uit te spelen te midden van een inhoudelijk overleg. Hier voor krijgen alle deelnemers een eigen rolbeschrijving (zodat niet duidelijk is dat er een onderhuidse ruzie zit). De vraag aan de groep is om het voorliggende vraagstuk op te lossen binnen de tijd.

13. Moeilijker rapport maken

Je hebt net bij punt 12 een gesprek gevoerd met vier anderen in een subgroep. Schrijf op voor alle vier hoe zij in hun vel zitten. Hoe ze erbij zaten en wat je daaruit afleest.

14. Kinesthetische armoede

Ga in een subgroep van vijf zodanig zitten dat jouw camera ook je bovenlijf, je middel en (deel van) je benen laat zien. Zet bij allemaal het geluid permanent aan. Kom zo nu en dan even naar voren om de anderen goed te zien, switch tussen schermen waarin je anderen in volledig beeld ziet. Ga in gesprek en ervaar hoe dit werkt.

Werksituatie

15. Minder reistijd en thuisfront

Gesprek over hoe lang je er vroeger over deed om naar je werk en terug te komen. Wat de grote irritaties en onvoorspelbaarheden waren. Bespreek in 3-tallen wat je nu met de tijd doet die je bespaart.

In zelfde gesprek praat je door over de voordelen die het thuiswerken heeft voor het thuisfront. Meer aandacht voor elkaar? Hoe werkt dat bij jou?

16. Slechte werksituatie thuis

Je bespreekt ook wat de nadelen voor jou zijn: minder natuurlijke pauzes, lichaamsbeweging, ongezonde werkplek, verstoringen.

17. Verbinding en zelfmotivatie zakt weg

De mate waarin mensen van de leg raken door het thuiswerken hangt af van hun karakter. Dit wordt gedetecteerd door verschillende tests:

Spiral Dynamics, waardensystemen. De helft van de waardensystemen zijn individueel gericht; de andere helft is gericht op samen. Als jouw voorkeurssysteem rood (power), oranje (succes), geel (leren en synergie) is, dan heb je waarschijnlijk minder moeite met het alleen bezig zijn. Mensen met dominante waarden als blauw (orde), groen (samenwerken) of turkoois (holisme) midden de sociale omgeving.

Dat geldt ook voor de test Insights. Als jij uit de test krijgt dat je blauw (nauwkeurig, volledig begrijpen) of rood (ambitieus en resultaatgericht) bent, dan heb je waarschijnlijk minder moeite met de omschakeling naar het 1-pitter zijn. Als je groen (verzorgend, harmonie) of geel (sociaal, anderen) bent, dan ligt het thuiswerken veel lastiger. Bespreek in drietallen welke analyses jij kent over jezelf en jouw team en wat je nu in de praktijk ziet gebeuren.

Wat betekent dit voor leidingevenden?

Waar loop je als leidinggevende tegenaan nu je thuiswerkers mag aansturen? Lees hier verder hoe je hierbij ondersteund kan worden.