Pas op voor Formatieplanning

In mijn begeleiding van MT’s bij strategische personeelsplanning (SPP) merk ik dat managers moeite hebben om open en eerlijk te communiceren over formatieplanning. In deze serie artikelen belicht ik het gebied van SPP en formatieplanning vanuit het gezichtspunt van het MT-lid. Ik beschrijf de mechanismen die ervoor zorgen dat ik als leidinggevende op mijn hoede ben als het om formatie gaat. Doordat wij allemaal op onze hoede zijn en niet transparant overleggen in het MT, kunnen wij niet de beste keuzes maken. Dat is in deze tijd extra vervelend omdat we met minder personeel steeds complexere dingen moeten doen.

Na een korte uitleg van SPP en formatieplanning leg ik uit welke vier mechanismen mij belemmeren om transparant te communiceren. In het artikel:”Pas op voor formatieplanning, oplossingen (1)” en het artikel:”Pas op voor Formatieplanning, oplossingen (2)”  beschrijf ik wat we als MT kunnen doen om deze mechanismen te ontkrachten.

SPP en formatieplanning

SPP is de managementactiviteit waarbij we de toekomstvisie van de organisatie doorvertalen naar de consequenties voor ons personeel in de komende jaren. SPP valt uiteen in twee hoofdrichtingen: de doorvertaling naar de noodzakelijke kwaliteiten van medewerkers voor het waarmaken van de strategie en het bepalen hoeveel medewerkers er in de komende jaren per functiesoort nodig zijn. Deze tweede richting noemen we formatieplanning.

Bij formatieplanning bepalen we vanuit de toekomstvisie welke soorten functies (op welk niveau) gewenst zijn en hoeveel fte we per functie de komende jaren nodig hebben. Hierbij komt aan de orde wat we doen met vacatures die ontstaan door pensionering en bezuinigingsdoelen.

Transparant communiceren is nodig bij formatieplanning

Als MT-lid wil ik open en eerlijk kunnen praten met mijn collega’s over formatieplanning omdat we dan uitkomen op de beste keuzes voor de organisatie als geheel. We bespreken dan de taakvelden en projecten die ieder op zich af ziet komen en de formatie die we daarvoor nodig denken te hebben. Als we dit samen doen, voelt het ook echt als een gedeelde verantwoordelijkheid.

Als we in het MT over formatie praten is dit zeker niet transparant. We houden dingen achter, proberen deals onderling te maken en zijn erg bezig met behouden van wat we hebben. Ik zou het graag anders willen, maar als de rest het doet, kan ik niet anders dan meedoen. We zitten als het ware gevangen in een fout spel.

Als ik als individueel MT-lid wel open en eerlijk zou zijn terwijl de rest een slag om de arm houdt, dan loop ik een groot risico. Ik riskeer dat mijn teams formatie moeten inleveren en andere teams niet. Terwijl er op andere plekken misschien wel veel minder behoefte is aan capaciteit. De vraag is hoe het toch komt dat we als MT gevangen lijken te zitten in deze weinig open manier van afstemmen.

De vier mechanismen die zorgen dat ik niet transparant communiceer

Onderstaand ga ik in op de vier mechanismen die mij belemmeren in de open en eerlijke afstemming over formatieplanning:

1. De Formatiefuik

Als ik aangeeft dat er misschien wel een functie kan verdwijnen, zal mijn directeur dit terstond omarmen. Want dit is een antwoord op de constante vraag om te bezuinigen. Maar als er extra capaciteit nodig is om een probleem in mijn teams op te lossen, moet ik hemel en aarde bewegen om extra formatie te krijgen. Vaak lukt dat niet. Zie hier de fuik waar ik me in bevind: heen is makkelijk, terug is bijkans onmogelijk.

2. Zorg voor speelruimte

Kent u een professional die altijd de hele waarheid vertelt? Nee toch, bijna iedereen houdt wel wat achter. Dit is speelruimte die ik ook nodig heb om dingen voor elkaar te krijgen als het tegenzit. Mijn mensen doen het ook: ze zeggen dat ze helemaal vol zitten met werk terwijl ik ze vaak zie kletsen, pauze nemen enz.. Ook mijn collega MT-leden houden een slag om de arm. Ze zeggen standaard dat er een structurele onderbezetting is in hun teams. Iedereen houdt speelruimte aan.

3. Invloed op formatie-besluit

Als wij – met z’n zessen in het MT – de zeggenschap zouden hebben over de formatie en het personeels-budget, dan zouden wij er samen misschien wel uitkomen. Maar er is een enorm circuit van directie, bestuurders, raadsleden, RvB en GS die er allemaal invloed op uitoefenen. Dus moeten wij op onze hoede zijn: onze invloed is beperkt en voor je het weet gaan ze er mee aan de haal.

4. Alfa’s houden niet van cijfers

Ten slotte een niet te onderschatten fenomeen: veel van mijn collega’s hebben moeite met cijfers en tabellen. Het verschil tussen bezetting en formatie, incidentele en structurele financiering en de relatie tussen formatie en personeelsbudget zegt hen helemaal niks. Omdat ze dit niet helemaal doorzien houden ze liever een slag om de arm.

Belemmeren deze mechanismen ons alleen bij formatieplanning?

Deze mechanismen werken sterk door bij formatieplanning omdat er daarbij veel op het spel staat. Want als wij formatie moeten inleveren terwijl ons takenpakket groeit dan moeten alle medewerkers harder gaan werken en worden er waarschijnlijk meer fouten gemaakt. De sfeer en het werkplezier holt dan achteruit en het imago van onze afdeling zakt in elkaar. Maar ook op andere gebieden zoals bij begrotingsbesprekingen spelen deze mechanismen een rol.

Oplossingen en diagnose

In de artikelen: “Pas op voor formatieplanning, oplossingen (1) en (2) ga ik in op de oplossingsrichtingen om de beschreven mechanismen te ontkrachten. Hierdoor leren we in het MT om de moeilijke onderwerpen zoals formatieplanning op een open en eerlijke manier te bespreken.